Communicatie met spelers en ouders

Communicatie met spelers en ouders

Ouders en spelers worden per mail een aantal weken voor het begin van de trainingen ingelicht over de werking en de doelstellingen voor het komende seizoen. Algemene Vergaderingen voor de jeugd zorgde voor een te kleine opkomst (door schoolactiviteiten, vakanties, ed) . Daarom wordt er nu bij het begin van de competitie met de ouders per leeftijdscategorie samen gezeten (met TVJO , Jeugdvoorzitter) om info mee te delen en naar de vragen van de ouders te luisteren.
Op het einde van het seizoen wordt er een oudervergadering per leeftijdscategorie belegd waarbij de spelers en ouders worden geïnformeerd over de evaluatie van het afgelopen seizoen en de vooruitzichten voor het volgende seizoen en wordt er gevraagd naar hun meningen en wensen voor de toekomst.

Bij ieder begin van het seizoen wordt er een mail verstuurd opgesteld waarbij de ouders/spelers volgende info meekrijgen:
– samenstelling Hoofdbestuur en Jeugdcel
– gegevens van de jeugdtrainers en trainingsuren
– huisreglement voor spelers,ouders,trainers en afgevaardigden
– info over wedstrijden , trainingen en uitrusting
– procedure ivm voetbalongeval en terugbetaling mutualiteit
– te gebruiken formulieren bij ongeval
– info ivm afgelasting wedstrijden
– info over onze website
– info over wetgeving vervoer van kinderen

Bij het begin van seizoen 2019-2020 werd op vraag van de ouders (na evaluatie eind seizoen 2018-2019) voor ieder team een messenger groep opgericht om snel belangrijke of dringende info te kunnen communiceren tussen trainers enerzijds en spelers/ouders anderzijds .

In de kantine hangt er ook een ideeënbus waarin de ouders en/of spelers iets schriftelijk willen meedelen of vragen of suggesties hebben ivm de algemene werking op KWSO .
De jeugdvoorzitter en de TVJO hebben er een sleutel van en leggen de brieven van de ouders voor aan het jeugd- en/of hoofdbestuur. Tenzij de brief anoniem is wordt na de vergadering de betrokken personen ingelicht over de reactie van het bestuur.

KWSO heeft ook een Facebookpagina waarop op geregelde tijdstip info over sportieve of extrasportieve activiteiten ,vacatures , foto’s en veel meer meegedeeld wordt.

KWSO beschikt over een website die alle info en procedures bevat en op op voortdurende manier aan een update wordt onderworpen . Daarin worden algemene info en info specifiek voor de jeugd opgesplitst.

Nieuw mailadres : kwsoudenburg@outlook.be

Participatie jeugdspelers en ouders

1) spelers

Er zijn op KWSO geen specifieke platforms als een jeugdraad of spelersraad.

De spelers kunnen met vragen , voorstellen of problemen steeds terecht bij hu afgevaardigde en/of trainer.
Zij kunnen ook terecht bij een aangewezen ouder (als de afgevaardigde zelf geen ouder is).
Deze kunnen de vragen naar de coördinator , TVJO of jeugdvoorzitter doorspelen.

Daarop kan (naargelang de ernst of dringendheid):
– de omgekeerde weg gevolgd worden om het antwoord/oplossing te communiceren
– kan de speler (evt met ouders) gecontacteerd worden.

Spelers vanaf U15 zijn welkom om initiatieven binnen de club te nemen . De weg om deze te communiceren zijn dezelfde al boven beschreven is.

2) ouders

Ouders die zelf kandidaat zijn of openstaan voor de vraag om deel te nemen aan onze werking zijn met plezier welkom in ons jeugdbestuur .
Na een gesprek met de jeugdvoorzitter wordt hun gevraagd welke rol zij daar in willen vervullen.
Mits wederzijdse positieve evaluatie wordt hun kandidatuur voorgesteld aan het jeugdbestuur .
Na uitnodiging op een jeugdvergadering wordt hun taak verder duidelijk gemaakt en wordt hun lidmaatschap binnen het jeugdbestuur bevestigd en overgemaakt aan de clubsecretaris.

Vanaf het seizoen 2019-20 zal er voor ieder team een ouder aangeduid worden die rechtstreeks kan communiceren bij vragen van ouders of spelers ( als de afgevaardigde ouder is kan hij/zij die taak opnemen).
Deze ouder wordt aan de andere ouders voorgesteld als verbindingspersoon tussen andere ouders of de spelers van het team.
Deze verbindingspersoon legt de vragen van de andere ouders of spelers voor aan (in volgorde) :
– afgevaardigde of trainer
– coördinator of TVJO
– jeugdvoorzitter
Daarop kan (naargelang de ernst of dringendheid):
– de omgekeerde weg gevolgd worden om het antwoord/oplossing te communiceren
– kan de speler en/of ouders gecontacteerd worden.